Как сделать электронную печать и подпись самому

Что такое электронная подпись

Таковой считается цифровая информация, которую присоединяют к электронному документу для подтверждения его подлинности, а также определения наложившего визу лица.

Электронная подпись бывает двух видов:

  1. Простой. Она создается с помощью обычных кодов, шифров и паролей. Примерами могут служить использование банковских карт или регистрация сервисов в интернете. Она не имеет особых средств защиты, а потому применяется при деловых отношениях, для оказания государственных услуг. Ее принимают арбитражные суды в качестве доказательства подлинности документа. Для этого между участниками документооборота должно быть оформлено соглашение, где обозначены основные условия применения электронной подписи и способ ее создания. Простую ЭП не разрешается использовать при заверении документов, которые содержат в себе государственную тайну.
  2. Усиленной. Более защищенный вариант ЭП, которая формируется методом криптографического шифрования. Взломать такие данные практически невозможно. Существует два типа этой цифровой подписи:
    • Неквалифицированная. Применяется в тех же сферах, что и простая, только ее нельзя использовать при оказании госуслуг.
    • Квалифицированная. Имеет все свойства предыдущего типа, но для ее создания применяются средства, прошедшие сертификацию в ФСБ РФ. Поскольку за такой ЭП осуществляется повышенный контроль, то ее можно использовать при подаче документов в официальные органы (ФНС, ФСС, ПРФ и другие), а также для участия

Обратите внимание!

Если простая ЭП содержит информацию только о личности подписанта, то усиленные позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его утверждения.

Как самостоятельно сделать электронную подпись

Учитывая, что заказ ЭП в специализированной организации стоит денег, возникает вопрос: можно ли сделать электронную подпись самостоятельно и бесплатно? Каждый может сам сгенерировать ЭП, только ее надо применять для визирования корпоративных документов или при отношениях между лицами, которые имеют друг к другу определенную степень доверия.

Есть несколько способов:

  1. Использовать стандартный пакет программ MS Office, в частности текстовый редактор Word. Чтобы подписать документ, выполняются следующие действия:
    • курсор помещаем в то место, где должна быть подпись;
    • входим во вкладку «Вставка», в разделе «Текст» открываем список «Строка подписи» и выбираем пункт «Строка подписи Microsoft Office»;
    • открываем окно «Настройка» и вводим данные ЭП: фамилию и инициалы подписанта, его должность и адрес электронной почты, инструкцию для ответственного лица, и определяем его полномочия.
    • сформировать визу можно с помощью меню «Файл». Для этого переходим в него, выбираем пункт «Сведения», затем, нажимаем на строку «Защита документа» и выбираем «Добавить цифровую подпись». Как и в предыдущем случае, определяем данные, которые будут видны в утвержденном документе.
  2. Многие распространенные почтовые программы (Lotus Notes, Outlook Express, Microsoft Outlook) позволяют снабдить отправляемый документ электронной подписью. Но сначала на личный компьютер необходимо установить специальный сертификат и выслать его получателю. Тогда он не будет сомневаться в подлинности полученного документа.
  3. Чтобы создать электронную подпись, защищенную криптографическим шифрованием, необходимо установить на компьютер российскую программу «КриптоАрм». Применяя ее, можно в онлайн режиме сгенерировать сертифицированный ключ, имеющий высокую степень защиты, или работать с программным обеспечением локально. Сформированной таким образом ЭП разрешается пользоваться в течение года, а потом пройти процедуру перевыпуска.

Обратите внимание!

Чтобы эти подписи имели юридическую силу, сторонам документооборота необходимо заключить соглашение, в котором будет обозначен способ создания ЭП и порядок ее использования.

Создание усиленных электронных подписей

Их невозможно сделать самостоятельно, а потому следует обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) или МФЦ. Право использования усиленной электронной подписи подтверждается сертификатом ключа ее проверки. Он необходим для подтверждения владения ЭП, а также для охраны права ее собственника. Чтобы обеспечить защиту цифровой подписи, к сертификату прикрепляются ключи:

  • Закрытый, с помощью которого генерируется ЭП, и производится заверение документа. Владелец электронной подписи должен хранить этот ключ в секрете, чтобы другой человек не смог воспользоваться ЭП.
  • Открытый. Он имеет неразрывную связь с предыдущим ключом, используется для проверки подлинности электронной подписи.

В сертификате ключа проверки ЭП содержатся данные:

  • его уникальный номер и срок действия документа
  • информация о собственнике сертификата, которая позволяет его идентифицировать;
  • название устройства, с помощью которого будет создаваться электронная подпись;
  • стандарты, которым соответствуют оба типа ключей;
  • наименование удостоверяющего центра, выдавшего документ, и его адрес.

Для создания усиленной ЭП используют специальные устройства (средства электронной подписи), с помощью которых она не только формируется, но и проверяется.

В качестве средств электронной подписи применяют e-Token и руТокен, внешне похожие на обычную USB-флэшку или электронную карту.

Электронная печать и подпись

Как говорилось ранее, усиленные ЭП делятся на два вида: неквалифицированную и квалифицированную. Первая заменяет только подпись, а вторая одновременно является аналогом обычной печати. По этой причине отличаются сведения, содержащиеся в сертификате ключа проверки ЭП. Дополнительно к информации, указанной в документе на право владения неквалифицированной электронной подписью, в квалифицированном сертификате содержатся данные:

  • страховой номер индивидуального лицевого счета и ИНН владельца этого документа для граждан, ИНН — для организаций;
  • ключ проверки ЭП;
  • наименование, адрес удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, номер его квалификационного сертификата;
  • данные по ограничениям, наложенным на квалификационный сертификат УЦ, если они есть.

Устройства для создания и проверки ЭП, имеющих квалификацию, в обязательном порядке проходят процедуру сертификации в ФСБ РФ.

Обратите внимание!

Оформлением квалифицированных электронных подписей имеют право заниматься только удостоверяющие центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ.

Регистрация сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре

Чтобы иметь возможность применять усиленную электронную подпись по назначению, необходимо зарегистрировать ее сертификат в УЦ. Для этого надо написать заявление и приложить к нему пакет бумаг. Граждане представляют:

  • паспорт или его копию, заверенную нотариально;
  • свидетельство о регистрации в налоговом органе и присвоении ИНН;
  • СНИЛС.

Так как индивидуальные предприниматели являются физическими лицами, то они собирают тот же пакет документов, дополняя его:

  • выпиской из ЕГРИП;
  • свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
  • свидетельством о государственной регистрации частного предпринимателя.

Когда электронная подпись оформляется на лицо, уполномоченное представлять интересы гражданина или ИП, тогда представляется оформленная на него нотариальная доверенность и его паспорт.

Организациям для получения ЭП понадобятся:

  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • документ о государственной регистрации;
  • свидетельство, подтверждающее постановку на учет в ИФНС;
  • если владельцем электронной подписи от имени организации будет выступать ее руководитель, то нужен документ о назначении его на должность;
  • когда пользоваться ЭП будет другой сотрудник, тогда понадобится доверенность на него, выписанная организацией;
  • в обоих случаях нужен паспорт и СНИЛС будущего владельца ЭП.

Все выданные сертификаты учитываются в реестре УЦ, информация вносится не позднее дня вступления в силу этих документов. Обычно, это день его получения владельцем, но может быть определен и другой срок.

Обратите внимание!

Если электронную подпись для организации получает сотрудник, на которого она будет оформлена, то именно он будет являться собственником ЭП, несмотря на то, что подпись используется для нужд компании.

Резюме

Для придания виртуальным документам юридической силы их заверяют электронной подписью. Она бывает простой и усиленной. Виды ЭП отличаются по способу создания и назначению.

Электронную подпись можно сделать самостоятельно, но она пригодится только для внутреннего документооборота и передачи информации между лицами, имеющими определенную степень доверия друг к другу. Чтобы организовать полноценный документооборот со сторонними организациями и государственными структурами, понадобится усиленная ЭП. Ее получают в специализированных организациях — удостоверяющих центрах.

Право владения усиленными ЭП подтверждается сертификатами проверки ключа. Их необходимо зарегистрировать в УЦ, чтобы иметь возможность использовать при работе со сторонними и государственными организациями.

Если у вас остались вопросы по этой теме, получите консультацию наших профессиональных юристов. Они подскажут, какую электронную подпись лучше всего сделать, чтобы она соответствовала кругу поставленных вами задач.

Все чаще бумажные документы заменяются на электронные носители – таковы современные реалии. Но электронным документам, как и бумажным необходимо иметь юридическую силу, а это можно сделать лишь удостоверением их подписью. По сути, ЭЦП – это цифровой код, в котором зашифрованы персональные данные человека, а его наличие в документе подтверждает его достоверность и серьезно облегчает получение документов и справок.

Создание ЭЦП, т.е. электронного аналога собственной подписи – процесс не всем известный, но несложный. Попробуем разобраться, как сделать электронную подпись физическому лицу.

]]>Как сделать электронную подпись в Word

Похожую «просто подпись» с использованием в документах пакета MS Office – можно создать в Word-файле, для чего следует:

  1. Выставить в документе курсор, куда подпись будет добавлена.
  2. Перейти во вкладку «Вставка» и нажать кнопку «Строка подписи Ms Office».
  3. Согласившись с предложениями, выдвинутыми «Ms Office» и нажав кнопку «ОК» пользователь заполняет панель «Настройки подписи», вновь нажимает «ОК» и начинает использовать аналог подписи в документах.

Чтобы вставить цифровую подпись, имеющую высокую степень защиты и юридическую значимость, следует получить цифровое удостоверение от сертифицированного партнера корпорации Майкрософт. Это предложение поступает на 2-м этапе, и, согласившись с ним, пользователь получает доступ к поиску служб цифровых подписей или сертификата.

Как сделать ЭЦП физическому лицу в виде рукописного аналога в Word

С помощью приложения Word можно вставить в текст рукописный вариант подписи. Для этого собственный росчерк необходимо отсканировать, сохранить его как рисунок, а затем по мере надобности вставлять в документы. Делают это так:

  1. Отсканированную подпись сохраняют на компьютере в формате BMP, GIF, JPG или PNG.
  2. Открывают файл с изображением подписи.
  3. На вкладке «Формат» раздела «Работа с рисунками» кнопкой «Обрезать» подпись уменьшают до приемлемых размеров.
  4. По скорректированному изображению кликают правой клавишей мыши и командой «Сохранить как рисунок» сохраняют его отдельным файлом.
  5. Для добавления подписи в документ на вкладке «Вставка» нажимают кнопку «Рисунки» и добавляют его к подготовленному тексту в качестве подписи.
  6. Если к подписи необходимо добавить текстовое дополнение, например, должность, номер телефона, электронный адрес и другие сведения, то эти данные можно сохранить как автотекст. Для этого необходимо:

— ввести этот текст под уже вставленным изображением подписи;

— выделить курсором изображение и текст;

— на вкладке «Вставка» нажать поле «Экспресс-блоки»;

— выбрать команду «Сохранить выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков»;

— при открытии окна «Создание нового стандартного блока», ввести название блока и сохранить его.

Виды ЭП

Существует всего три вида электронной подписи:

  1. Простая.
  2. Усиленная неквалифицированная.
  3. Усиленная квалифицированная.

Простая подпись отличается наименьшей степенью защиты информации. Она подтверждает лишь то, что документ был подписан определенным лицом. При этом проверить наличие изменений с момента подписания просто невозможно.

Электронный документ с усиленной неквалифицированной подписью приравнивается к бумажному документу, подписанному человеком. Наличие такой подписи свидетельствует о том, что с момента создания в документ не вносились какие-нибудь правки. Выдают эту подпись специальные центры, которые не проходят аккредитацию.

Усиленная подпись создается благодаря специальному шифрованию данных. Ее могут создать только настоящие профессионалы, которые имеют лицензию ФСБ в области криптозащиты.

Существуют и другие виды электронных подписей. Каждый центр предлагает своим клиентами разные виды подписей с различными названиями. Можно подобрать ту или иную подпись, исходя из задач, которые планируется решать с ее помощью.

Этапы создания

Особенности процесса создания подписи зависят от выбранного типа. Как правило, существует два этапа ее создания:

  1. Построение специальной хэш-функции, которая способствует идентификации содержимого в документе.
  2. Хэш-функция помещается в документ и передается вместе с ним. Размер хэш-функции совсем не большой. Ее наличие существенно не сказывается на размере документа.

Бесплатно

Получение бесплатной подписи возможно при использовании услуг некоторых сайтов. На просторах Интернета есть ресурсы, позволяющие создать простую электронную подпись. Она может быть создана путем подражания подписи человека, отправки отсканированной подписи дизайнерам и создания подписи на экране, путем использования специального виджета.

Также бесплатно получить подпись могут пользователи программ Outlook Express, Microsoft Outlook, Lotus Notes. Все эти программы характеризуются встроенной возможностью отправления сообщений с подписью.

Для этого нужно установить на компьютер специальный сертификат и передать его человеку, для которого запланировано отправление документов с подписью. Если у обеих сторон будут подобные сертификаты, можно не сомневаться в подлинности документов, которые пересылаются.

Установка на компьютер

Чтобы установить электронную подпись на компьютер, нужно воспользоваться программой КриптоПро CSP. Необходимо запустить эту программу, а затем добавить устройство, на котором находится контейнер ЭП. Это можно сделать, если зайти на вкладку «Оборудование» и выбрать пункт «Настроить считыватели».

Чаще всего контейнер электронной подписи (закрытая часть ключа) предоставляется на съемном носителе, то есть диске или флешке.

Затем нужно перейти на вкладку «Сервис», где есть кнопка «Установить личный сертификат». Для этой операции придется воспользоваться обзором, чтобы загрузить файл сертификата (открытый ключ, имеющий расширение .cer). В результате в окне «Сертификат для установки» появятся данные о сертификате.

После нажатия кнопки «Далее» появится окошко, в котором нужно будет указать контейнер закрытого ключа. Следующий этап – выбор хранилища, в которое нужно поместить сертификат. Необходимо, чтобы все имеющиеся сертификаты были помещены в хранилище «Личное». После осуществления всех описанных действий система сообщит об успешной установке на компьютер электронной подписи.

Для госуслуг

В наше время документооборот все чаще реализуется в виртуальном пространстве. Такие преобразования проходят при поддержке государства. Сейчас многие государственные услуги можно получить, не выходя из дома, но для этого нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специальном удостоверяющем центре.

При обращении в эту структуру человеку предоставляется перечень документов, которые нужно предоставить для электронной подписи. В этот перечень входят заявление на получение подписи, паспорт и индивидуальный налоговый номер.

После предоставления всех этих документов человек через день получает подпись. Она дает возможность получать государственные услуги в любое удобное время в любом месте, где есть Интернет. При этом удастся избежать бесконечных очередей и пустой траты времени. Только за усиленную электронную подпись нужно будет заплатить некоторую сумму денег.

Частые вопросы

Можно ли на одном компьютере использовать сразу несколько средств криптозащиты?

Нет, такой возможности не существует. Если установлено сразу несколько программ, может возникнуть конфликт в работе этих приложений. Возможна корректная работа лишь одной программы.

Можно ли использовать одинаковые электронные подписи, выданные разными удостоверяющими центрами?

Теоретически это возможно, но нет гарантии, что программное обеспечение и средства криптозащиты адекватно отреагируют на этот факт.

Почему после продления ЭП не удается зайти на торговую площадку?

Ошибка при входе может возникать в двух случаях. Возможно, на торговой площадке не зарегистрирована организация. Тогда нужно обязательно пройти аккредитацию. Если аккредитация пройдена, но войти не получается, нужно создать новую электронную подпись к действующему аккаунту.

Сколько действует сертификат открытого ключа?

Согласно законодательству, сертификат действует в течение одного года.

Когда для получения ЭП нужна нотариально заверенная доверенность?

Доверенность может понадобиться лишь в том случае, если владелец подписи делегирует ее получение третьему лицу. Особенно часто это бывает в сфере бизнеса. Руководитель компании может оформить доверенность на одного из своих подчиненных.

Какой вид подписи выбрать, что предоставлять отчетность государственным учреждениям?

В этом случае понадобиться усиленная квалифицированная электронная подпись.

Насколько электронная подпись равноценна подписи на бумаге?

И бумажный, и электронный документ с подписью равноценны. Они имеют одинаковую юридическую силу.

Сложно ли использовать электронную подпись?

Пользоваться подписью может любой человек независимо от своего уровня владения компьютером, рода деятельности и наличия того или иного уровня образования. Достаточно усвоить лишь пару простых действий, чтобы добавить в документ электронную подпись.

Сколько времени потребуется для выпуска сертификата?

На эту процедуру в удостоверяющем центре уходит порядка 30 минут. Обычно на следующий день после предоставления всех необходимых документов, указанных в перечне, можно получить сертификат.

Можно ли подделать электронную подпись?

Взломать криптографические данные невозможно, поэтому можно быть уверенным в том, что никому не удастся подделать электронную подпись. Нужно только следовать всем рекомендациям по хранению ключа, чтобы посторонние люди не могли им воспользоваться. Информация, содержащая советы по хранению ключа, обязательно предоставляется клиенту вместе с сертификатом.

Может ли хозяин сертификата ключа отказаться от электронной подписи?

Это невозможно. Электронная подпись имеет ряд атрибутов, по которым можно однозначно определить лицо, использующее ее под конкретным документом.

Как создать электронную подпись? Подробности на видео.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *